Det beste dokumentasjonssystemet er det som dokumenterer uten ekstraarbeid. I Agdir skjer journalføring automatisk når oppgaver fullføres: doser, arealer, værkontekst og batch/lot registreres sammen med oppgaveutuførelsen. Resultatet er komplett dokumentasjon uten dobbeltføring og journal som alltid er oppdatert – også når hverdagen er travel.

‍

‍

Automatisk journalføring - hvordan det fungerer

Oppgavedefinisjon inneholder alle elementer som skal journalføres: hvilke midler som brukes, doser per areal, værkrav og kvalitetskontroller. Når oppgaven lukkes, overføres denne informasjonen automatisk til journalen med tillegg av faktisk utførelse-data som tidspunkt, værforhold og eventuelle avvik.

‍

‍

Elementer som automatiseres i journalføring

Grunndata fra oppgave

Skifte, kultur, behandlingstype, planlagte doser og midler hentes fra oppgavedefinisjon.

‍

Utførelses-kontekst

Dato/klokkeslett, utførende person, værforhold og GPS-posisjon registreres automatisk.

‍

Lagerintegrering

Forbrukte mengder trekkes fra lager basert på faktisk utførelse og batch/lot dokumenteres.

‍

Kvalitets-indikatorer

Status på sjekklister, eventuelle avvik og observasjoner inkluderes i journalposten.

‍

‍

‍

Slik sikres datakvalitet ved automatisk journalføring

Validering av data

Automatisk kontroll av at doser og mengder er innenfor rimelige rammer.

‍

Obligatoriske felt

Kritiske data (som batch/lot for plantevernmidler) må fylles før oppgaven kan lukkes.

‍

Avvikshåndtering

Enkle verktøy for å dokumentere når faktisk utførelse avviker fra plan.

‍

Kvalitetskontroll

Automatisk flagging av unormale verdier for manuell gjennomgang.

‍

‍

‍

Integrering med andre systemer

Lageroppdatering

Automatisk trekk av forbruk og oppdatering av batch/lot-sporing.

‍

Økonomi-integrering

Kostnader beregnes og fordeles til riktige skifter og kontoer.

‍

Regelverk-compliance

Dokumentasjon som automatisk oppfyller KSL og andre regulatoriske krav.

‍

Bygging av historikk

Behandlingshistorikk bygges automatisk for læring og sammenligning.

‍

‍

‍

Fleksibilitet og overstyring

Manuell justering

Mulighet for å justere automatisk genererte journalposter ved behov.

‍

Retro-aktiv dokumentasjon

Håndtering av situasjoner der oppgaver må dokumenteres i ettertid.

‍

Delvis utførelse

System for å håndtere oppgaver som kun delvis fullføres eller utsettes.

‍

Kvalitets-notater

Mulighet for å legge til observasjoner og kommentarer til automatisk genererte poster.

‍

‍

‍

Praktiske gevinster av automatisk journalføring

Tidsbesparelse

Eliminerer dobbeltregistrering og reduserer administrativt etterarbeid.

‍

Datakvalitet

Færre feil pga. automatisk dataoverføring og validering.

‍

Komplett dokumentasjon

Ingenting "glemmes" eller blir utelatt fra journalen.

‍

Oppdatering i sanntid

Journal er alltid oppdatert og tilgjengelig for rapportering og kontroll.

‍

‍

‍

Mobilbruk og skifteintegrasjon

Feltregistrering

Oppgaver kan lukkes og dokumenteres direkte i felt via mobil/nettbrett.

‍

Offline kapasitet

Journalføring fungerer uten internettforbindelse og synkroniseres senere.

‍

GPS-integrering

Automatisk posisjonering sikrer geografisk nøyaktighet i dokumentasjonen.

‍

Foto-dokumentasjon

Bilder kan enkelt legges til journalposter som del av oppgaveutførelsen.

‍

‍

‍

Kvalitetskontroll og validering

Automatisk konsistens-sjekk

Systemet kontrollerer at areal, doser og mengder stemmer overens.

‍

Historisk sammenligning

Sammenligning mot lignende behandlinger for å identifisere mulige feil.

‍

Bruker-varsler

Automatiske varsler når verdier avviker betydelig fra normale mønstre.

‍

Administrativ godkjenning

Mulighet for krav om manuell godkjenning av kritiske eller avvikende registreringer.

‍

‍

‍

Rapportgenerering og eksport

Standard rapporter

Automatisk generering av KSL-rapporter, kostnadsrapporter og aktivitetssammendrag.

‍

Filtrering av periode

Fleksibel uttrekk av journaldata for spesifiserte tidsperioder og skifter.

‍

Eksportformater

Support for Excel, PDF og andre formater for videre bruk og arkivering.

‍

Integrasjon med andre systemer

API-er for integrering med regnskapssystemer og andre business-applikasjoner.

‍

‍

‍

Feilhåndtering og backup

Dataintegritet

Automatiske sikkerhetskopier og redundans for å beskytte kritisk dokumentasjon.

‍

System-recovery

Prosedyrer for å gjenopprette journaldata ved tekniske problemer.

‍

Manuell backup

Regelmessige eksporter som backup uavhengig av systemleverandør.

‍

‍

‍

Praktiske eksempler på automatisert journalføring

Sprøyting fullført kl. 14:30

Automatisk journal: Batch ABC123, 2.5l/ha på 4.2 ha, vind 2 m/s SV, temp 18°C, utført av Ole.

‍

Gjødsling med avvik

Automatisk journal: Planlagt 150 kg/ha, utført 140 kg/ha pga. lav lagerbeholdning. Avvik registrert, etterfylling bestilt.

‍

Vanning med sensordata

Automatisk journal: 15 mm/ha basert på jordfuktsensor-anbefaling, utført i kveldsrom for minimal fordamping.

‍

‍

‍

Sammendrag

Automatisk journalføring gjør dokumentasjon til en bieffekt av god oppgaveutførelse i stedet for en separat, tidkrevende aktivitet. Når arbeid og dokumentasjon skjer samtidig, blir kvaliteten bedre og etterarbeidet mindre.

Aktiver automatisk journalføring for dine hovedaktiviteter og opplev hvordan dokumentasjonen løser seg selv mens arbeidet gjøres.