Den beste måten å håndtere revisjon på er å gjøre det til en vane – ikke en unntakssituasjon. Med faste "kontrolluker", rolleavklaring og prosedyrer for rapid-response blir avvik fanget tidlig og rettet raskt. Agdir forenkler ved å samle journal, lager og værkontekst i revisjonsklare rapporter som kan hentes ut på minutter.

‍

‍

"Kontrolluke" som fast rutine – ikke unntaksvis stressing

En "kontrolluke" er en fast gjennomgang av dokumentasjon, som helst gjøres månedlig eller kvartalsvis. Målet er å fange opp mangler og avvik før de blir problemer ved ekstern kontroll.

‍

Slik organiserer du "kontrolluker"

1) Fast rytme og ansvar

·       Månedlig eller kvartalsvis gjennomgang (15–30 minutter)

·       Hovedansvarlig + backup for å unngå personavhengighet

·       Same periode hver gang (f.eks. første mandag i måneden)

‍

2) Standardisert sjekkliste

·       Journal: Er alle tiltakene siste periode dokumentert?

·       Lager: Stemmer forbruk med registrerte uttak?

·       HMS: Er SJA og verneutstyr fulgt opp?

·       Værkontekst: Er sprøyting utført i forsvarlige vinduer?

·       Batch/lot: Er plantevernmidler sporbare?

‍

3) Rapid-response ved avvik

·       Manglende journal: Rekonstruer på bakgrunn av lager og værkontekst

·       Lager-avvik: Juster beholdning og dokumenter årsak (svinn, måling, etc.)

·       HMS-mangler: Gjennomfør etterregistrering av SJA/verneutstyr

·       Batch-hull: Spor tilbake via lagerhistorikk og dato

‍

Rolleavklaring – hvem gjør hva når

·       Hovedansvarlig: Generer rapporter, går gjennom sjekkliste, dokumenterer tiltak

·       Backup: Kan overta ved sykdom/ferie, kjenner systemet like godt

·       Operatører: Får beskjed om avvik som må følges opp, lærer av feiltyper

·       Rådgiver (valgfritt): Får tilgang til rapporter ved behov for ekstern kvalitetssjekk

‍

Rapid-response prosedyre

1.    Identifiser avvik i kontrolluke-gjennomgang

2.    Klassifiser alvorlighet: kritisk (KSL-relevant) vs. intern forbedring

3.    Tiltak iverksettes innen 24 timer for kritiske, 1 uke for andre

4.    Dokumenter løsning i kontrolluke-rapporten

5.    Oppdater prosedyrer for å forhindre lignende avvik

‍

‍

Oppsummering

Revisjon blir mindre stressende når den gjøres til en vane. Fast "kontrolluke", tydelige roller og rapid-response ved avvik gjør at dokumentasjonen alltid er oppdatert og revisjonsklar.

Sett opp første "kontrolluke" i kalenderen og fordel rollene i teamet i dag – så blir revisjon til rutine, ikke krise.

‍